在電腦玩物介紹過的各種知名的、實用的待辦清單服務中:
- Remember The Milk 線上待辦事項管理服務,隨時記住下一步行動
- Any.Do 推出網頁版,把待辦清單變成好整理的便利貼牆
- WorkFlowy 教你如何簡單打點大腦靈感、專案任務流水帳
- Wunderlist 3 “一起"實現願望!適合團隊合作的奇妙清單
一直還有幾個遺珠之憾,其中一個,就是今天要跟大家推薦的「 Todoist 」。
如果和上面我推薦過的這些任務管理服務相比,「 Todoist 」有 RTM 的速度、 Any.Do 的質感、 WorkFlowy 的管理,以及 Wunderlist 的團隊合作,並且還有「 Todoist 」自己獨具的 Karma 工作效率評分系統,和橫跨所有平台即時同步的網站、軟體、 App、外掛。
有朋友問我說,在 Wunderlist 最近被微軟收購後,他想找另外一個可以團隊合作,又同樣簡單有效的待辦清單服務,這時候我就想到可以試試看這些功能也都是免費的「 Todoist 」。
- 1. 簡潔的外觀,包含強大的功能
「 Todoist 」的介面設計非常簡潔,而且具備完整的繁體、簡體中文版,使用者通常不需要任何學習,就可以在「 Todoist 」中列出自己的任務清單。
不過在簡單又好上手的流程中,包含了許多值得慢慢發現的強大功能,下面就讓我一一介紹。
- 2. 優秀的外掛:把郵件、網頁變成任務
「 Todoist 」提供了很有用的 Google Chrome 與 Firefox 外掛,在瀏覽器安裝這些套件後,除了讓我們在彈出選單更快速管理自己的任務外,還可以:
- 快速把目前的網頁變成任務:例如建立稍後閱讀清單
- 快速把 Gmail 中的郵件變成任務:例如設定來信的處理時間
- 3. 自由的分層結構:子任務、子專案
在「 Todoist 」中可以幫專案、任務建立很多層的子專案、子任務,而且方法非常簡單,以網頁版來說只要拖曳項目的前後位置,就能把任務加入子任務層次。
而且任務清單之間也能收合子任務、子專案,讓喜歡用樹狀層次分類任務的朋友,找到簡便有效的管理方式。(而如果你不喜歡這種層次分類,或許該試試看大圖展開式的:為什麼大家愛用 Trello ?最佳整理教學讓事情井然有序)
- 4. 設定任務的優先等級
免費版的「 Todoist 」讓我們可以為任務設定四個優先等級,我們可以把最緊急的任務加上紅色等級,也方便在清單中更快找出這些任務。
- 5. 設定任務的截止日期
當要幫某些任務設定截止日期時,只要在輸入任務的欄位右方,輸入截止時間即可,而且「 Todoist 」支援非常自由的時間輸入格式,例如「2015/6/10 10:00」,就會設定6月10日早上10點的到期日。
這時候透過主選單中的「接下來七天」清單,便能查看這一週內我必須執行的任務。
- 6. 協同合作,共享專案
「 Todoist 」免費版中也支援團隊合作的功能,我們可以把母專案、子專案分享給指定的團隊成員。
- 7. 即時溝通,討論任務
當專案處於共享狀態時,這個專案裡的任務就會出現新的[討論按鈕]。
點擊討論按鈕,每個專案團隊成員可以針對這個任務進行留言討論。
- 8. 分派任務,指定人員
同樣的,當專案共享時,我們也可以指定任務給某個團隊成員負責,這時候任務上會出現該位成員的大頭像。
- 9. 過濾我的任務、重要任務
慢慢的在「 Todoist 」中有遇來愈複雜的任務清單後,透過搜尋關鍵字,或是[過濾器]功能可以幫助我們更快找出自己需要的任務,例如過濾出指派給我的任務,或是過濾出設定為紅色優先等級的任務。
- 10. Karma 遊戲化工作效率統計
為了激勵使用者去完成工作任務,「 Todoist 」還推出了 Karma 機制,點擊右上方的[紅色心型]按鈕,可以看到自己每天透過完成任務獲得了多少 Karma 分數,如果懈怠還會被扣分,而累積到一定分數後則會升級獲得新的稱號。
利用簡單的遊戲化機制,「 Todoist 」也希望不只幫你管理清單,更能鼓勵你完成清單。
這就有點類似電腦玩物之前介紹過的「HabitRPG 教學:把養成好習慣設計成好玩的生活遊戲」。
- 11. 跨平台即時同步
最後,「 Todoist 」也是一個跨平台即時同步的待辦清單服務,免費版就能下載所有的電腦軟體、行動 App ,並登入網站自由使用。
值得一提的是,「 Todoist 」的 App 版本、網頁版本的運作速度非常快,可以說是我用過最流暢的待辦清單服務。
- 小結:
整體來說,「 Todoist 」的介面十分簡潔直覺,這讓我們可以很有效率的整理,而且運作起來速度又十分流暢,但是在簡單介面上隱藏了許多足夠的功能,幫助我們可以運作一個大型的專案進度管理,甚至還能團隊合作管理。
基本上免費版的「 Todoist 」就夠用了,而且最近「 Todoist 」還加入了整合同步 Evernote 與 Google 日曆的功能,有興趣的朋友可以試試看,但我自己嘗試後覺得這部分還不夠穩定,所以故意留在文章最後才提供給大家參考。
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